Gérer plusieurs bornes photobooth sans se tromper de date

Pourquoi l'agenda partagé finit par lâcher

Un agenda classique répond à « suis-je occupé ce jour-là ? ». Un loueur a besoin de répondre à une autre question : « quelle borne est libre ce jour-là ? ». Ce n'est pas la même chose, et aucun agenda généraliste ne fait la différence.

Le problème apparaît le samedi, quand deux mariages tombent le même jour et que vous devez savoir en quelques secondes s'il vous reste une machine.

Les trois pièges d'un parc

• La réservation sans matériel affecté. « À définir » occupe pourtant une borne. Si votre suivi ne la compte pas, vous promettrez une disponibilité qui n'existe pas.
• La maintenance oubliée. Une borne en réparation reste dans le parc mais ne peut pas partir. Elle doit sortir du calcul.
• L'annulation fantôme. Une prestation annulée qui bloque encore une date vous fait refuser des clients pour rien.

La règle de sécurité

En cas de doute, mieux vaut sous-estimer sa disponibilité que promettre une borne qu'on n'a pas. Un client à qui vous proposez une autre date reste un client ; un client dont l'événement se retrouve sans photobooth ne revient jamais.

Voir la réponse sur la demande elle-même

Booth Pilot affiche la disponibilité directement sur la demande reçue : combien de bornes sont libres à cette date, et lesquelles. Le matériel en maintenance est exclu, les réservations sans matériel précisé occupent quand même une place, et les annulations sont ignorées.

Quand tout est réservé, un message de réponse pré-rédigé vous permet de prévenir le client en gardant la porte ouverte sur une autre date.