Éviter la double réservation quand on loue du matériel événementiel

Comment elle arrive vraiment

Rarement par étourderie. Le plus souvent, parce que l'information est éparpillée : une réservation dans l'agenda, une autre dans un e-mail pas encore traité, une troisième promise oralement. Aucun endroit ne dit, d'un coup d'œil, ce qui reste.

Les trois angles morts

• La réservation « à définir ». Le matériel n'est pas encore affecté, mais la date est prise. Si votre suivi ne la compte pas, vous croyez avoir une borne de libre.
• La maintenance. Une borne en réparation existe toujours, mais ne peut pas partir. Elle doit sortir du décompte.
• L'annulation mal soldée. Une date libérée qui reste bloquée vous fait refuser des clients pour rien.

Rendre l'erreur impossible

Booth Pilot affiche la disponibilité sur la demande elle-même : combien de bornes sont libres à cette date, et lesquelles. Le matériel en maintenance est exclu, les réservations sans matériel précisé occupent quand même une place, les annulations sont ignorées. Quand tout est pris, un message de réponse pré-rédigé vous permet de proposer une autre date.